Il costo invisibile dell’attrito organizzativo

Ci sono aziende in cui le persone lavorano molto, le riunioni sono frequenti, i progetti avanzano e nessuno potrebbe dire che manchi l’impegno. Eppure, a fine giornata, resta la sensazione che tutto abbia richiesto più tempo e più passaggi del necessario.

Non sempre questo dipende da una cattiva organizzazione evidente. A volte il problema è più sottile e riguarda il modo in cui le persone collaborano, prendono decisioni, si scambiano informazioni e gestiscono le responsabilità. È ciò che Gartner definisce “collaboration drag”: un rallentamento generato da un eccesso di riunioni, feedback, passaggi di approvazione e autorità decisionali poco chiare. In una ricerca Gartner condotta su leader di marketing e responsabili di altre funzioni, il fenomeno è risultato molto diffuso e le organizzazioni con livelli elevati di collaboration drag sono risultate il 37% meno propense a raggiungere i propri obiettivi di fatturato.

Quando collaborare diventa più faticoso del necessario

La collaborazione è indispensabile, soprattutto nelle organizzazioni in cui progetti, competenze e responsabilità attraversano funzioni diverse. Il problema nasce quando, nel tentativo di coinvolgere tutti, si crea una struttura in cui ogni decisione richiede troppe conferme, ogni attività genera nuovi confronti e nessuno ha piena chiarezza su dove finisca il proprio ruolo e inizi quello degli altri.

In questi contesti le persone possono essere competenti, disponibili e motivate, ma il lavoro quotidiano finisce comunque per appesantirsi. Non perché qualcuno non stia facendo abbastanza, ma perché una parte dell’energia viene assorbita dal coordinamento stesso.

Non è solo una questione di processi

Una parte importante dell’efficacia di un team dipende anche dalla qualità delle interazioni tra le persone. Una meta-analisi pubblicata nel 2024 ha evidenziato che la partecipazione attiva alle discussioni e alle decisioni può favorire la capacità dei team di riflettere sul proprio funzionamento e migliorare la performance, soprattutto quando esiste un clima di sicurezza psicologica che consente alle persone di intervenire, fare domande e mettere in discussione idee senza temere conseguenze negative.

Questo rende la questione più complessa, ma anche più interessante. Non basta chiedere alle persone di “comunicare meglio” o di “collaborare di più”, perché la qualità della collaborazione dipende anche dalla capacità di ascoltare, gestire il dissenso, assumersi responsabilità e rendere espliciti criteri e aspettative.

Anche decidere ha un costo

C’è poi un altro elemento che spesso passa inosservato: prendere decisioni richiede energia cognitiva.

Se durante una giornata una persona deve continuamente passare da un tema all’altro, gestire informazioni incomplete, partecipare a riunioni e assumere decisioni senza criteri condivisi, la difficoltà non riguarda soltanto la quantità di lavoro, ma riguarda anche il modo in cui quel lavoro è costruito.

Per questo un’organizzazione efficace non è necessariamente quella in cui tutti partecipano a tutto, ma quella in cui le persone sanno quando è necessario confrontarsi, chi ha la responsabilità di decidere e quali informazioni servono davvero.

L’efficienza non significa fare tutto più velocemente

Quando si parla di performance dei team, è facile ridurre il tema alla produttività. In realtà, lavorare meglio insieme non significa semplicemente accelerare.

Significa creare condizioni in cui le persone possano concentrarsi sulle attività che generano valore, affrontare i problemi senza trascinarli, assumersi responsabilità chiare e avere conversazioni sufficientemente aperte da far emergere anche punti di vista diversi.

In alcuni casi migliorare la performance non richiede aggiungere nuovi strumenti, nuove procedure o nuove attività. Richiede osservare con maggiore attenzione ciò che rende il lavoro inutilmente difficile e intervenire proprio lì.

Perché spesso il vero costo non è ciò che manca, ma tutta l’energia che un’organizzazione consuma per riuscire a fare ciò che potrebbe fare in modo molto più semplice.